每天上午9点，首钢集团生产部调度处就会准时召开首钢总公司一业多地生产系统调度视频会议，电脑屏幕上显示着首钢冷轧、迁钢、首秦和首钢京唐公司等调度人员的画面，生产部调度处通过每天视频会议了解各地生产动态及各种原燃料物流情况，按照专业计划做出最合理的生产方案。
随着首钢一业多地发展格局的形成，如何实现快捷有效的沟通、保障生产系统有效衔接和高效运行成为了首要问题。经过多方评估考虑，首钢建立了视频会议生产快速反应机制系统，确保了总公司调度政令畅通，加强了首钢一业多地的生产指挥协调。
这套系统把各地单位联成一个视频网络会议，开会时只要大家同时开启系统上网，就可做到像在一个会议室里开会一样，既节省时间，还使一业多地沟通更加快捷有效。集团召开的各类专业会议及紧急会议，基层单位在当地就能直接聆听汇报和交流，为科学组织生产提供了保障。在提高效率的同时，会议成本也大大降低了，之前各地人员聚在一起开会的车费、饭费、住宿、材料费等各项不菲的费用被节省了下来。
随着价格的大幅下降、视频及网络技术的改善提升，像首钢这样应用视频会议的公司企业、组织、机构越来越多，视频会议系统在当前已不再是可有可无的东西，越来越多的人认识到视频会议系统在整合资源、迅速响应市场、提升运营效率等方面具有不可替代的作用。
对于企业来说，基于增强竞争力、市场战略和成本控制的考虑，需要在不同地点部署研发、生产、销售机构，在中国乃至全世界范围内选择供应商及合作伙伴，这对企业的集中式管理提出了新的挑战。为了实现日益频繁的跨地域沟通交流和快速决策，现代企业需要更高效、更便捷、更先进的沟通方式。面对新的沟通需求，原有的电话、计算机等通信系统已不能完全适应，基于交互式多媒体通信技术的视频会议正迅速成为企业重要的沟通手段。视频会议以身临其境的可视化远程交流方式替代传统的电话、E-Mail及异地出差，能够以更高的效率和更低的成本，满足集中式管理的需求，让企业在瞬息万变的竞争环境中赢得先机，实现持续、快速、高效的整体运营。
对于政府及科研机构，出差开会，已成为令人苦恼，望而却步的事。采用视频会议则完全能够达到召开会议的目的，还可以缓解交通紧张状况，节省时间和经费。对于一些紧急性会议，视频会议在争取时间，及时商讨决策、及时贯彻上级重要指示、及时取得重要信息等方面，都具有明显的优越性，这在非典、汶川地震、历次洪灾雪灾等紧急救援部署中已经得到充分验证。
不仅如此，对于全球气候问题的改善，视频会议也发挥着积极作用。2009年12月召开的哥本哈根全球气候大会，让全人类开始关注低碳绿色，全球各国纷纷制定了自己的减排目标和计划，中国更是提出了单位GDP排放下降40%至45%的宏伟目标，坚决推行绿色、低碳经济模式。这使得以高效率低能耗著称的视频会议迅速成为了社会各界的关注焦点，应用视频会议已经成为环保的重要手段。据一项调查显示，如果美国和英国的公司采用视频会议代替部分商业旅行，此举可减少近550万吨二氧化碳排放，相当于100万辆私家车停驶一年所减少的碳排放，同时各公司也会获得高达190亿美元的经济效益。
经过十多年的快速发展，视频会议已经广泛应用于军队、政府机关、教育、医疗、能源、电力、大中型企业等各个领域，成为全球视频会议增长最快的市场之一。据国外调研机构发布的亚太区视频会议市场报告指出，2010年中国视频会议市场规模为44.1亿元，到2011年，增长率和市场规模将分别上升至20%和52.9亿元。2010年亚太地区的视频终端出货量同比增长14.1%，达到108,434套。在未来几年里全球企业在视频会议上的支出也将会以超过18%的复合增长率增加。
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“软硬兼施”的视频会议
视频会议在进入中国初期高昂的价格、带宽的门槛极大地限制了人们的使用热情，发展比较缓慢。2003年非典事件凸显视频会议作用，极大提升了在中国发展的速度，政府、金融、电信和大型企业借助其得天独厚的优势，成为首批最大、最主要的用户，这些大型高端客户的应用对于视频会议的发展起着巨大的表率和推动作用，越来越多的用户意识到视频会议在提高效率、降低差旅费成本方面的作用。更为重要的是随着国内网络状况的进一步改善，通信技术的快速进步、硬件视频会议价格大幅下降，而更为经济的软件视频会议也开始崛起，如此，使得更多用户尤其是资金有限的中小客户也能够加入到视频会议系统应用大军中来。
视频会议发展初期是以硬件为主，硬件视频会议系统具有集成度高、极高的安全性和稳定性、视音频效果好、操作灵活、良好的QoS保障机制、支持广泛的通信网络等优势。但价格较高，硬件更新升级也比较昂贵。政府、金融、电信这些机构非常注重安全稳定性，因此多选择硬件系统。而中小用户由于价格原因更愿意选择经济的软件系统。软件系统在硬件设备上投入少，维护量小，有很好经济性，除此之外，还有网络的适应能力非常好、移动性较强、安装部署方便，易扩容和产品升级等特点。不过早先的软件视频会议系统传输质量很不好，主要是由于网络传输速度和质量都不高，从而导致了视频会议画面的不清晰，限制了其发展。除了视音频质量，软件的稳定性和安全方面也不及硬件级产品。当然，随着新的视编解码算法的出现、网络传输速度的提高、图像传输质量等各项指标都有了大幅提升，虽然与硬件系统仍有差距，毕竟已经可以符合一般企业的要求，最重要的是价格可被中小企业所承受。
在当前，硬件视频会议系统的主要客户——军队、政府机关、教育、医疗、能源、电力、大型企业应用视频会议比例已经达七成，一、二线城市普及度已基本达到饱和，其需求已开始向三、四线城市转移。目前视频会议在中小企业中尚未普及，但相当一部分企业已经开始或计划部署视频会议，软件视频会议系统是他们的首选。数量众多、以百万计的中小型企业将成为今后视频会议市场发展的主要经济增长点。有限的高端客户增长空间，使得不少传统的硬件厂商也纷纷染指软件，这在一定程度上会促进改善软件视频会议的运行环境，加速硬件与软件技术的融合，对于软件视频会议的技术提升会产生质的影响。目前软件系统的增长速度已经超过了硬件，国际通信研究机构Wainhouse Research预测，未来全球硬件视频会议设备销售的增长约为18%，而软件视频会议的增长则将达到144%。
诚然，软件视频会议发展速度要比硬件视频会议快得多，但从整个行业的发展来看，无论是软件还是硬件视频会议都有着其固定的用户群体，这种局面在短期内不会剧烈变化。软、硬视频会议系统在未来也将渐渐趋同，厂商将着力改善音、视频质量，提高安全、稳定性和适应性，并在功能上进一步扩充，成本和价格上进行下调，当然新的营销模式也会适时推出，如视频会议租赁，租赁的产生进一步拓宽了视频会议的适用范围，应用更加细化。
能够云计算的视频会议
谷歌通过云计算的概念为我们描画了一幅美好蓝图：未来，只需要通过一台电脑或者一部手机，就可以通过网络实现我们需要的一切。云计算的根本理念就是指通过网络提供用户所需的计算力、存储空间、软件功能和信息服务等，使用户终端简化成一个单纯的输入输出设备，并能按需享受“云”的强大计算处理能力。云计算的设想十分宏大，涉及方面广泛，目前不仅如亚马逊、IBM、思科、惠普、甲骨文、EMC等众多巨头企业全部跟进，国内很多企业、机构都在根据自身行业特点在进行云计算的研发测试应用，视频会议行业也不例外，甚至已经有一些厂商面向市场推出了云计算视频会议的解决方案。如2010年视高宣称率先建立了亚洲最大的云计算数据服务中心，分布在亚洲的7大通讯中心，100多台高性能服务器通过云计算理念整合，将数据处理工作交由视高服务器处理，免除用户的设备压力，全面确保了视频会议正常运行服务。广东群英也宣告通过共享自身庞大的服务器资源，会大幅降低视频会议对网络带宽的限定，永久在线的云服务端也让客户视频会议可以随时随地的召开。云计算让企业网络、设备、应用得以走向融合，协同办公也成为云视频会议的另一卖点。广东群英和视高均在视频会议的基础上，针对企业提供了云计算下的即时通信、云计算、协同工作、移动办公、数据中心等方面的服务和解决方案。 [Page]
目前各厂商推出的云计算视频会议解决方案，多是以云计算SaaS模式，提供视频通讯、远程培训、协作通信、视频监控、在线客服、在线直播等通信的一站式租用服务。通常情况下会采用全国各地分布服务器的方式，各服务器应用分布式集群架构、负载均衡、实时热备、协同工作。这样，任何一个服务器出现问题，都可以自动切换到其他服务器。对于企业用户来说，这种方式省去了购置专业硬件和安装繁琐的软件，只需打开浏览器，登录相应界面，就能进行视频会议。比起现有的网络视频会议，云计算视频会议在方便性、快捷性、易用性、性价比上具有相对优势。当然现在云计算标准还未出台，各厂商都在根据自己的理解运用云计算，并不能称之为真正意义上的云计算，另外客户对于云计算信息安全控制也存在疑虑，不过按照当前发展形势分析，这定会成为视频会议的一个新趋势。
三网融合的视频会议
“三网融合”是指电信网、广播电视网和互联网的融合。三大网络通过技术改造，为用户提供包括语音、数据、图像等综合多媒体的通信业务。国家提出推进三网融合的阶段性目标是：2010年至2012年，重点开展广电和电信业务双向进入试点；2013年至2015年，总结推广试点经验，全面实现三网融合发展。三网融合方案的推出，对未来视频会议的影响是巨大的。三网融合实现后，不同的网络、设备和制式之间可实现互联互通，在这个开放、标准、高质量的基础平台上，能够充分满足视频会议用户的的需求，提供完善的视频会议系统整体解决方案。它将促使视频会议走出会议室，脱离简单的应用模式，向高清化、移动化、互通化等智能方向发展，向通信、娱乐、信息等各种功融合的方向发展，向产业重新布局发展。
三网融合的实现，将使电脑、手机、电视、视频监控，甚至是汽车娱乐设备等终端都将实现互联互通。依靠电脑或专用终端作为载体的视频会议将脱离单一的终端模式，可以任意安装在手机甚至电视机顶盒等其他终端设备上，真正实现走出会议室，随时随地开会议的愿望。脱离专用终端限制的视频会议，应用市场会大大拓宽，家用、个人需求会迅速形成市场强劲增长。终端产业的升级也将使视频会议系统应用服务延伸出很多新的业务模式，催生新的社会经济效益。
三网融合对整个视频会议行业的布局也起到推波助澜的作用。从应用模式来讲，三网融合必将使电信运营商与广电运营商之间竞争加剧。为了稳固扩大自身的竞争力，定会开发视频会议等各类增值业务。相对于视频会议厂商，运营商具有网络上的优势，他们会加速网络环境的整体提升，力促视频会议与传统通信的协同统一，以期取得最大的收益。运营商的加入，为视频会议的发展注入了新的推动力，大大改善了视频会议运行环境，具有了跨平台应用、低廉的价格、良好的视频成像和语音功能等特点，但这也使竞争更加激烈。它将急剧扩大未来视频会议系统的市场规模，原有的产业链和角色布局随之面临洗牌。
如何抓住三网融合视频会议契机，稳妥应对未来的挑战和风险，是当前视频会议厂商面临的新问题。