时代在发展，人们对会议系统的要求也不断提高，会议室更追求系统所带来的用户友好化体验的提升，让会议系统使用变得越来越人性化和简单化。通过回顾我们不难发现，会议系统的发展历程同时也是不断提升用户体验的过程。
从技术发展的进程来看，我国的会议系统经历了四代：第一代是全模拟技术；第二代是模拟音频传输+数字控制技术；第三代是全数字技术（数字音频传输+数字控制技术）；目前方兴未艾的第四代会议系统是无纸化多媒体会议系统（全数字音频+多媒体技术）。
第一代会议系统首次采用“手拉手”连结的传声器，使用者只需要按动一个开关即可发言，不需要操作人员控制，不需要使用调音台，非常简单方便，使传统扩声系统向会议系统前进了一大进步。
第二代会议系统引入了数字控制技术，实现了发言管理、投票表决、会议签到、同声传译和视像跟踪等功能。由于采用了数字控制技术，第二代会议系统的智能化水平明显提高，系统的功能也日益丰富，这些改进都大大提高了会议的效率。
第三代会议系统从根本上解决了音频信号模拟传输存在的设备干扰、失真串音、长距离传输信号衰减等问题，具有音质优良、功能强大、可靠性高等特点，并引入网络技术，进一步提升了会议管理智能化水平，特别是大型会议中心的集中管理水平。
第四代会议系统集成了高质量的音频信号，高清晰的视频动态画面及图像、实物资料，准确无误的数据表达及一套实用高效的控制系统，以方便实现所有操作。这时的会议系统不但进入了有序的组织状态，同时也保证了会议高效的进行。同时随着互联网技术的发展，云技术的成熟，带宽瓶颈得以解决而出现了软件上的突破。
四代会议系统的划分是许多会议厂商，如深圳台电、飞利信的共同看法，此外还有五代、六代之说。持五代说的CREATOR快捷常务副总兼销售总监郭敏认为，如果把上个世纪九十年代以前的会议设备算作第一代的话，就是五代产品。不过那时的会议系统在严格意义上并不成系统，各种模式混杂，高音喇叭、民用音响或最早期的专业舞台音响被用在会议中，也就是说只要能实现扩声这一功能就能被用在会议中。九十年代以后中国会议系统才真正开始进入发展快车道，期间技术不断飞跃、设备更新换代，新标准出台，短短二十多年中会议系统实现了质的飞跃。
其实不论几代说，我们发现每次会议系统升级都给用户带来了更好的用户体验。
以人为本 体验为先
会议系统发展到今天，无论技术和功能都已相当先进，体验感与10年前相比不知提升了多少倍，但仍有用户抱怨和不满，这是什么原因，怎样的会议系统才是最好的，才能给客户带来极致的体验呢？
上海金桥技术总监吴志雄认为，人的追求是无止尽的，没有最好，只有更好。客户对用户体验的要求会越来越高，同时在新的用户体验下用户会有更多的新的需求和要求。所以根本还是要从用户的实际应用出发，去提炼更贴切用户实际使用的要求和习惯，同时去发现更多更好的应用和体验，这个追求是无止尽的。一直以来金桥在会议系统和操作界面设计之初，首先考虑的是以客户应用而不是功能为前提；以简便合理符合日常使用习惯为前提，兼顾安全和防误操作性；根据不同用户提供不同操作界面和可操作范围，同时提供操作提示以方便用户操作和减少误操作；也可提供远程代理操作功能，以帮助不会操作的参会人员快速获取到所需信息。
“优秀的会议系统用户体验应考虑三类用户的使用体验，包括最终使用的与会代表，安装系统的集成商，以及日常维护和准备会议的管理人员。而所谓好的用户体验，对于会议系统产品而言包括满足用户所需要的基本功能、易于使用、易于维护、拥有出色的工业设计、外观设计可以与会议室的装修格调相匹配。” 博世会议广播产品经理许培明表示。
对于与会代表而言，会议发言设备的根本目的是为了实现更有序、高效的完成会议。如今有些会议系统在发言设备上添加了过多功能，反而会影响与会人员对于会议主题的关注。可以想象一个可以上微博或浏览实时新闻的会议终端，对于整个会议的干扰将会是致命的。这也正是至今很少会有客户会选择iPad之类的平板电脑作为多媒体会议解决方案的原因，因为每个与会代表都有可能将注意力过多地集中在多媒体设备上，而忘记关注会议讨论的主题本身。
博世的DCN multimedia 会议系统对于这点解决的还不错，它通过设置把与会代表设备的功能控制在有限范围内，将与会代表注意力最大限度控制在会议主题相关内容上。而主席的多媒体设备上则具有更多系统控制功能，包括系统启动、表决启动、待机、音量控制等。既兼顾了客户的系统功能要求和会议效率，同时又使与会人员不受其它因素干扰。
对于会议维护和准备的管理人员，一些集成商和生产厂商默认他们是专业人员，因此提供的操作界面往往显得不够友好，此方面有待改进。但从另一方面看，这也督促会议维护管理人员应了解和掌握更多的网络及多媒体知识和技能。
高质量的音频性能可以为用户带来最直接的体验。随着数字化技术的发展和音频编解码技术的进步，会议系统与时俱进向前发展，用户尤其是高端用户已不满足于语言清晰度这一基本要求，对于高端的会议系统，不仅要实现听得清晰的目标，还要听得好听，听得悦耳、饱满，甚至要能够根据每个代表的声音特点进行个性化调整。台电公司的CongressMatrix会议矩阵技术，通过软件可以将每支麦克风独立调节增益和均衡（5段），还可针对不同的发言者声音特点调节不同的音量和频响。超强指向性麦克风阵列配合CongressMatrix使用后，发言者活动范围更大了，被鹅颈话筒指着或遮挡的不适感也没有了，同时拾音效果清晰稳定，会场更整洁美观。在这方面CREATOR快捷也做了很多努力，如今所有会议系统，均采用了声学反馈抑制、回声消除、噪声消除、数字均衡技术，防止啸叫音质清晰。
多与简
这里的“多”指的是如今会议系统的功能越来越多。“简”指的是用户要求系统使用的简单化。功能多往往伴随着系统也越来越复杂，误操作和出现故障的几率也伴之提高，学习培训的难度和时间也加大拉长，看起来这与用户使用简单化、人性化不可避免的产生矛盾。
“这不是一个不能解决的矛盾，同时也不是功能越多越好。”金桥吴志雄如此说得理由是金桥不是一个单纯的产品制造商，而是以提供客户解决方案和系统集成服务为主营业务的公司。通过量身定制方式，可以提供更贴切客户使用习惯的系统和操作方式，且功能模块化，可根据需要添加、删除或修改，操作界面和操作流程也可定制。
事实上，会议系统的每一项功能都是根据用户需求转化而来。随着需求越来越多以后，赋予一套系统的功能自然也就随之越来越强大，不过，这并不意味着误操作和出现故障的几率也一定会伴之而提高，因为安全可靠性始终是会议系统的首要关注点，这就需要厂家在设计之初就应该很好的将这个问题加以考虑。
以台电TAIDEN无纸化多媒体会议系统为例，首先采用的是专用的硬件设备和操作平台，而不是采用Pad或电脑，设备不会中毒，不受黑客攻击。其次台电的GMC-STREAM千兆会议媒体流技术，将所有音、视频信号通过一条Cat.6千兆网线传输，使得系统组成及布线、安装简单可靠，同时又将无纸化多媒体功能与基本的会议功能实现隔离，以保证会议音频、表决信息、控制信息等会议重要数据流的实时性和稳定性。在操作软件上，也增加了很多防止误操作的提示窗，以防止不小心将错误指令发出。
CREATOR快捷全数字有线会议操作系统直观简单，可以独立智能进行会议，也可以使用PC软件进行会议，该软件上有各类常用的会议模式，如FIFO（先进先出模式）、NORMAL（普通模式）、FREE（自由模式）、APPLY（申请模式）等，切换简单，支持快速添加布置座位，无需人工设置话筒ID，在会议编辑状态下，以直观的树形结构显示会议场景，支持多个议题的表决等功能，主机和PC软件统一管理单元和智能故障分析，能分析会议单元类型、数量、分布、故障。
无纸化主导未来？
“无纸化会议”是当前最热门的词汇之一，它首先由联合国非政府组织委员会提出，主张用全电子模式运作会议管理，将专业音、视频技术和信息化技术进行融合，以减少纸张消耗、提高会议效率。随着相关技术成熟，2011年深圳台电公司率先推出了首套一体化无纸化多媒体会议系统，此后业内刮起了强烈的“无纸化”风，发展至今，鲜有会议厂商没有此类产品，且都在大力主推，大有无纸化一统天下的意味。“无纸化”会是会议系统发展的终极版，是最好的人性化体验产品形式吗？对此业内并不认同，即使掀起此风潮的台电也不这样认为。
台电副总经理侯移门表示，不同会议场所的需求本身就是多元化的，会议系统的功能设计也要与会场的需求相匹配。简单要求的会议场合，能解决发言扩声的手拉手会议系统就可以；多语种的国际性会议，具备多通道传输的同声传译系统可以满足；而大型的人大会议，则需要高速、可靠的大型会议表决系统；高端的议会会议厅、常委会会议厅，首选的系统则是基于网络基础的无纸化多媒体会议系统。所以台电不认为会议系统的无纸化、一体化是唯一的趋势，各厂家的产品线应该还是要根据会议需求来设计，并加以提升其本身的工艺、性能和用户体验等。
不过，侯总仍然肯定无纸化会是最主要趋势之一。他表示，未来会议系统的功能将更强大、性能更优越、操作更加人性化，无线化、网络化及无纸化多媒体已成为会议系统的主要发展方向，其中无纸化多媒体会议系统已成为第四代会议系统的代表产品。
对于无纸化，业内大多持肯定态度，但快捷、博世除了肯定外，还从环保角度表达了对无纸化的看法。他们认为近几年人们环保意识不断提高，低碳环保、绿色等字眼深入人心，在会议系统领域，凭借现代通讯技术、音频技术、视频技术、软件技术的无纸化会议系统，力求通过文件的电子交换实现会议的无纸化，这是时代的潮流，也是对赖以生存的环境应负的责任。但是带屏幕的无纸化会议系统其功耗上是普通会议系统的三倍左右，而且由于多媒体会议系统通常都有很多复杂的服务器组成，开关整个系统往往都非常麻烦，因而很多时候只能让会议相关设备一直处于运行状态，所以节能方面需要继续努力。可喜的是前不久，博世设计了节能的智能一键待机功能，通过一个按键将整个系统待机或唤醒，就像笔记本电脑的休眠功能一样。而台电则通过E-ink电子墨水来节能。采用E-ink电子墨水的电子名牌接近纸张的显示效果，柔和，无闪烁，不刺眼，不会造成眼睛疲劳，更具有断电后屏幕显示内容可永久显示、可视角度接近180度等独特性能，且功耗极低，节约能源，值得同行借鉴。
无线化和网络化是在无纸化外，被大家看好的另外两个发展方向。无线会议系统具有不用布线，易于安装和移动、可适应会场布局的实时变更、不需要破坏会场原有装修、系统维护方便、不需要担心线材老化、便于保管等优点。特别是随着科技的更新换代，承载无线信号传播的带宽加大，传输速度迅猛提升，无线会议系统采用了能在局域范围内无线传输信息的数字网络，在不改动原有设施的前提下，将会议信息准确、快速和安全地传送给与会者，因此很受一些高端会议场所及大型会议中心、行政中心的青睐。网络化使得所有系统设备的安装和维护都变得异常的灵活，甚至可以直接利用会场内已有的IP网络设备和线缆，为用户节省系统搭建成本。在具有多个会议厅堂的大型会议中心，可以实现信息和设备的交互和共享，降低了系统建设投资，也大大提升了管理效率；会议系统与各种服务器（如文件服务器、视频服务器等）网络互联，可实现文件、多媒体信息以及外部资源共享（这在无纸化多媒体会议系统中得到应用）；会务公开、网络直播等。
不久之后CREARTOR快捷即将面世其新一代无线WiFi系列，其中移动摄像跟踪功能是郭敏副总最为满意的设计。我们都知道，以前会议移动摄像跟踪用的是预置位跟踪技术，这种技术是采取预先根据话筒ID，从而调整摄像头预先设置的角度。这种技术存在一个比较大的弊端就是当话筒被移动时或者与会人员较大移动座位时，摄像头不能智能的分辨并及时调整跟踪角度，而新一代无线WiFi会议系统CR-WIFI63系列采用红外跟踪技术，随时随地自动精准跟踪。且在有线与无线融合方面也更加无缝流畅。
远程化以及移动互联也是未来会议系统的发展趋势。博世许培明为我们描述了以下场景，不久的将来，不同地点的会议系统可以通过英特网互联起来，最终实现在北京会议室内的主席按下优先级按钮时，在上海会议室内的所有代表发言设备都会被静音。甚至对于一些还在路上的与会人员，可以通过手机上的移动应用程序，参与到会议中，实时看到和听到会议的整个进程，查看会议的相关文档。
由上可见，无纸化不是主导，无线化也不是唯一，远程化更不是补充，未来的会议一定是多样并存。借用上海金桥吴志雄的话说，只要我们认真为每一个客户思考，了解他们的真正需求和实际应用，积极探索研发和采用新的技术手段去实现这些需求，改善用户体验，那么回过头来看我们的系统和产品的时候，它一定就是正确的发展方向。