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不喜欢混合会议该怎么办?

2023-05-19 芦伟 依马狮视听工场


如今,混合会议已成为面对面团队和远程团队成功合作的关键解决方案。混合会议将面对面和远程与会者结合在一起,让所有参与者都让进行交流互动,无论他们在哪里。

 

不喜欢混合会议该怎么办?

 

然而,很多人并不喜欢混合会议,他们更喜欢面对面会议而不是虚拟接触。对于他们来说混合会议可能是一种痛苦的体验,尤其是对于那些远程参加的人来说更是如此。

无可否认,真实的面对面交流可以更好的加强与其他与会者的联系、提高与会者的参与动力和效率、对于动作表情等非语言信号可进行准确的传达和理解。简单的说就是沟通效率更高。

但是混合会议已经成为一种必然趋势,工作中会越来越多的应用。面对这种不喜欢混合会议但又无法避免的情况,该如何解决呢?

事实上,如果有了正确的技术和方法,混合会议也可以两全其美,既能享受面对面会议的好处,如非语言交流和自发协作,也能利用上远程会议的便利性和成本效益。

要想让混合会议为每个人创造积极的体验,需要克服我们对如何管理会议的直觉和本能反应,要投资于高质量的音频和视频(AV)技术,制定新的会议规范,并培训参与者使用这项技术并遵守这些规范。以下是需要注意的5个关键因素。

 

1.投资于优秀的AV技术

成功的混合会议最关键的要素之一是拥有出色的AV技术,让所有参与者都能清楚地看到和听到对方的声音,这对于远程与会者来说尤其重要。

许多会议室又长又窄,摄像机通常位于桌子的一端,所以那些在另一端的人不容易在视频中被看到。这给远程与会者带来了一个问题,因为他们看不清与会者的肢体语言和手势。同样,远程与会者需要能够听到会议室里每个人的观点,但一些狭窄的会议室并不是为所有与会者设置,只是为那些坐在最前面的人设置的。这对于演示来说很好,但对于由不同参与者进行讨论的协作会议来说却不友好。

远程参与者需要特定的时间看到正在讲话的人。要做到这一点,需要一台摄像机来跟踪当时正在讲话的人,并将其作为发言人聚焦在他们身上。他们还需要第二台摄像机来显示整个房间,以便捕捉到面对面同事的非语言信息,从而充分参与讨论。毕竟会议的目的不仅仅是演讲者的单向沟通,它还需要关注与会者对演讲者的反应。另外,还需要第三台摄像机来显示PowerPoint或白板。

反过来,现场与会者必须能够清楚地看到远程参与者。这意味着,理想情况下,他们坐在桌子一边,另一边有一个大屏幕,上面有远程与会者。这样面对面与会者的焦点自然会转移到远程参与者身上,而不只是在现场与会者彼此的身上。

曾经有一家保险公司在会议期间遇到了远程员工缺乏参与的问题。他们应用了更好的AV技术,如定向麦克风和360度高清会议摄像机,可以在一个屏幕上跟踪演讲者,同时在另一个屏幕中提供与会者的广角镜头。有了这项技术,远程员工报告说,他们感觉自己更多地参与了讨论,并能够更好地理解面对面同事的反应。反过来,这种理解促进了合作,提高了决策效率。

 

不喜欢混合会议该怎么办?

 

2.为远程与会者提供单独的便利

混合会议成功的另一个重要因素是为远程与会者提供单独的促进者。团队领导者是传统会议的促进者,他们已经亲自管理会议和议程,同时也是正式参与者,他们真的很难有精力再应付管理远程参与者,这会导致远程参与者常常被冷落。

因此,对于团队领导者来说,任命一位亲自出席的人员作为远程促进者是很重要的。此人的职责是确保远程与会者能够充分参与会议,并确保他们的建议能得到倾听和认可,同时他还可以管理可能出现的任何技术问题。

远程促进者应征求远程与会者的反馈和意见,并根据需要代表他们插话。远程促进者需要在远程与会者以虚拟方式使用“举手”功能时,在合理的时间内尽快回应他们,跳过排队发言的现场与会者。有必要的话,还需要朗读远程与会者键入的聊天内容,远程与会者需要远程促进者代表他们提出观点。

 

3.通过表情符号或聊天表达自己

远程与会者需要与远程促进者合作,让他们的观点能够在混合会议中得到体现,他们需要通过表情符号或聊天来表达自己对人们所说的话的反应。

高质量的AV技术在高清视频中提供了房间的广角镜头,使远程与会者能够看到现场参与者对演讲者提出的观点的反应。

但挑战在于,现场参与者看不到远程参与者对演讲者所说内容的反应。幸运的是,通过使用聊天或表情符号,远程参与者可以不必打断演讲者或对话,表达自己的观点。当远程促进者看到这些观点时,他会根据情况在会场现场代为表达。例如,远程参与者可以在软件聊天框中提出问题或评论。如果这种情况发生在房间里,演讲者可以看到现场有人皱着眉头或看起来很困惑,但他却很难看到远程参与者的反应。这时,远程促进者就可以代表远程参与者插话,提出或解决他们的困惑,确保远程参与者的观点获得表达。

 

4.注意认知偏见的影响

需要注意的是,认知偏见也会在混合会议的有效性中发挥作用。例如,确认偏见会导致现场与会者只关注和确认房间里的人的想法,而忽略远程参与者的建议。注意力偏见也会导致现场与会者更多地关注现场参与者,而忽视远程参与者。

此外,移情差距会导致现场与会者低估远程参与者所面临的困难,导致缺乏对他们需求的考虑。为了消除这些偏见,要有意识地关注远程与会者,并努力将他们纳入讨论。

 

不喜欢混合会议该怎么办?

 

5.培训会议参与者

为了实现良好的混合会议效果并解决认知偏见,需要对现场和远程会议的主持人、促进者以及与会者进行培训,建立一些规范。新规范一开始看起来是人为的,令人不安,因为每个人都必须解决他们错误的直觉,但它有助于最大限度地提高每个人的参与度,并解决典型混合会议的问题。培训应包括实践和角色扮演,这将有助于克服最初的不适,并使其易于与新规范保持一致。

培训的一部分涉及建立持续改进的反馈系统,衡量混合会议体验的质量,并获得反馈。

有关会议各个方面的体验和效果,需要对与会者进行调查,例如:

  • 对会议的总体评价;
  • 是否能够很好地听到和看到别人;
  • 认为别人听到和看到他们的程度如何;
  • 他们能够在多大程度上参与会议并对会议产生影响;
  • 现场参与者对远程参与者的适应程度;
  • 主持人、远程促进者对远程参与者的适应程度如何;
  • 聊天和“举手”等表情符号的使用效果如何;
  • 哪些地方还可以做得更好。

 

需要向会议主持人、远程促进者提供特别的反馈,包括与培训教练一起观看录音,教练可以指出主持人、远程促进者表现出色的具体时刻,以及需要改进的地方。

对于希望将面对面和远程团队聚集在一起的公司来说,混合会议是一个很好的解决方案。然而,为了确保他们的成功,公司必须拥有出色的AV技术,为远程与会者提供单独的促进者,并为现场参与者提供行为规范以关注远程与会者并与之互动。

同样重要的是要意识到有可能破坏混合会议的认知偏见。要发展这些规范并解决认知偏见,需要通过相关措施和反馈机制进行培训,不断改进,直到这些规范根深蒂固。

 

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