一、会议系统目前概况
会议是任何企业都必不可少的一种沟通交流手段，随着信息化时代的来临，其重要性正与日俱增。相关机构的调查发现企业在会议预订、管理方面或多或少都存在如下困惑。
会议预订方面
低效：为了预订一个会议，需要填写复杂的表格，甚至要去协商交涉，而提交预订申请之后得不到及时的反馈确认；
混乱：无法实时了解会议室占用情况，导致冲突、重订，重要会议难以优先安排；
繁琐：无法自动进行会议通知、提醒，信息查询不方便等等。
会议管理方面
● 随着科技的发展，会议涉及的设备/系统越来越多，对它们的管控各自为政(即各有各的管理软件和管理方式)，缺乏统一管理；
● 各类设备/系统都有自己的“常用操作”，散落在管理软件的各个角落；管理员迫切希望将这些“常用操作”提炼出来，整合到一个统一的控制界面上；
● 系统扩容或增配新型的设备/系统时，原有的管理软件难以无缝兼容；
● 管理决策缺乏数据支持，主要是由于没有会后的统计分析功能；
● 各类信息的查询、维护不方便；
● 会议管理不够人性化，自动化程度低。
尤其是在视频会议系统的管理方面，随着视频会议设备的型号、版本越来越多，它们的管理软件和管理方式可能不尽相同，缺乏一个统一的管理平台；对于视频会议管理员，常常会有如下困惑(以Polycom产品为例)：
● Polycom MGC系列的管理软件是C/S架构，而RMX系列则是B/S架构，如果客户有这两类MCU的话，就需要熟悉这两种完全不同的操作界面，还要打开多个界面分别操作；
● RMX系列一般用IE浏览器管理，但一个浏览器只能管理一台MCU，如果客户有多台RMX系列MCU的话，也不得不打开多个IE浏览器分别操作；
● 上述场景不但操作繁琐，管理成本高(管理员数量、培训)，最重要的是误操作的风险还比较大。
而在级联会议中，某些任务需要多步操作才能完成(比如将从MCU下的某个分会场切给主会场)，管理员迫切希望简化这些步骤，甚至实现“一键式”的操作；
同时，客户的应用场景千差万别，经常会有一些定制化的需求，而国外公司响应速度较慢甚至是不予响应，因此需要有一个本地化的研发团队，可以快速地满足客户的这些定制化需求；
另外，视频会议设备会有一些“常用操作”，散落在管理软件的各个角落；管理员希望将这些“常用操作”提炼出来，整合到一个统一的控制界面上；
因此，企事业单位需要一套单点登录、全面管理、简洁易用、可定制化的会议管理软件平台，可以进行方便、智能的会议预订，并对所有的会议相关设备/系统进行统一的管理。本文将要介绍的综合会议管理平台就是此类软件中的代表。
二、发展阶段
在介绍综合会议管理平台之前，有必要简略回顾一下会议管理软件的发展历程。会议管理软件的发展大致经历了如下几个阶段：
单纯的软件阶段
这个阶段的产品只是实现一些单纯的软件管理，如会议预订、会议通知、会议相关信息的统计等，它与对会议类设备的控制是完全剥离的，即软件对硬件设备不能进行任何操作，比如NetSimplicity公司的Meeting Room Manager。 [Page]
孤立的硬件阶段
这个阶段的产品可以对某类会议相关设备进行控制，实现对会议的局部管理，但是，对会议的整体控制通常需要几种软件的配合使用才能完成，比如AMX公司的RMS、Crestron公司的RoomView、Extron公司的globalviewer等，它们都只能对自有的硬件产品进行控制，不具有通用性。而且国外软件与国内的会议管理模式、习惯大相径庭，很难应用于国内客户。
综合管理阶段
这个阶段的产品把软件管理与硬件控制有机地整合为一个完整的工作流，在一个平台上实现了对所有会议相关设备、系统的统一管理，比如北京直真视通的综合会议管理平台，它也是本文将要重点介绍的产品。
三、市场分析
面对会议管理新的需求、新的技术和新的产品，北京直真视通凭借在此领域10余年的技术积累，适时提出了会议管理的新理念，调研和分析表明，面向会议的综合管理软件有着极大的市场发展潜力，是管理类软件的一个新的赢利点，具体看来有如下几点值得关注：
1、综合管理软件在会议类集成项目中的重要地位日益凸显。
随着技术的飞速发展和设备的日益更新，会议相关的设备/系统种类越来越多，规模越来越大，与此同时，企业的信息化程度也越来越高，会议与企业其它应用的相互渗透也越来越频繁，因此，传统的仅利用设备自带的管理软件进行会议管理的方式已经变得非常繁琐、困难，甚至可以说是不可能了。业内专家已经形成共识，即：为会议应用配备一套综合管理软件已经势在必行，它将会成为会议应用的灵魂和大脑，扮演着不可或缺的重要角色，我们通过下图可以更清楚地认识到这一点：
由下图可见，传统的会议管理是一种各自为政的局面，即会议室集成设备/系统由中央控制系统(即中控系统)管理；各类设备/系统(如视频会议、录播系统、数字告示系统等)也是由各自独立的设备专用管理软件管理；此外，还有众多的可能与会议发生联系的其它应用(如OA、邮件系统、资产管理软件、身份认证系统、短信平台等)，它们也都是一些孤立的IT应用。
客户面临的困境是：以上三大部分相互隔绝，但现代会议却已经涉及到上述的所有管理范畴，甚至达到了密不可分的程度，要想进行统一的会议管理，其困难程度可想而知。
由此可见，综合管理软件绝不仅仅是锦上添花，而是一种迫在眉睫的必然之选。
2、在市场推广方面，综合管理软件与设备专用管理软件可以而且应该和谐共存。
从上图也可以清楚地看到，综合管理软件与设备专用管理软件在企业流程中处于不同的层次，定位也不相同，所以在市场推广方面，二者并不冲突，相反，它们之间应该是一种相辅相成、相互协作的良性互补关系，简单说来，综合管理软件无意取代，重在整合。
3、从市场机会来看，会议类项目越大，综合管理软件的需求就越迫切。
既然综合管理软件的特点在于全面、高效，那么它自然更适合于大型项目，尤其是对于新上的大型会议类项目而言，设备/系统的种类多、规模大，就越需要一套全面的、易用的综合会议管理平台，以此来确保客户节约管理成本、提高工作效率、减少操作失误。
此外，对于已经合作的客户，由于设备在不断地更新，功能不断扩展，规模不断扩大，必然导致新、旧设备混用，版本各异，管理不便等等一系列问题，针对这些问题，凌驾于设备专用管理软件之上的综合管理软件，显然是最优解决方案的不二之选。
综上所述，综合管理软件已经成为会议类集成项目的标配，大型会议类集成项目的必配。根据咨询机构的预测，2010-2015年，国内会议类集成项目的市场需求将继续保持增长，预计将达到每年数十亿的规模，假定综合管理软件只占其10%的份额(考虑到集成项目中软硬件的通常比例，这个比例显然还有上升的空间)，其发展前景也是非常可观的。 [Page]
四、解决方案
北京直真视通科技有限公司充分理解了客户在会议管理方面的迫切需求，凭借其在会议行业十多年的技术积累与成功经验，适时推出了具有完全自主知识产权的综合管理软件——综合会议管理平台(integrated conference management platform，简称ICMP)，它不但可以完全满足客户的实际需求，而且在设计上富有前瞻性，可以满足客户未来可能产生的新的需求。
该综合会议管理平台自推出以来，已在多个大型项目上得到了成功的应用。下文选择其中某个大楼会议室建设案例做简要说明。
该项目是一座新建的大楼，有80多间会议室，数量庞大的会议相关设备、系统，而会议管理人员很少，因此需要一套易用、实用的综合管理软件。北京直真视通经过与客户的前期交流、需求讨论，确定了需求规格，在自有的综合会议管理平台的基础上针对该客户进行了定制开发，现已成功部署并投入使用，该平台帮助客户在一台PC上即可管控所有80多间会议室，做到了不必东奔西走，足不出户即可掌控所有；在一个平台上对客户的中控系统、视频会议系统、录播系统、数字告示系统等(涉及Polycom、AMX、锐取等多个品牌)进行了整合管理，极大地减轻了管理员的工作量、降低了误操作的概率；实现了多项智能提醒功能，如保修期到期提醒，设备寿命到期提醒，灯泡(投影机、大屏的)寿命到期提醒等，以确保避免由于会议过程中设备故障导致的会议事故。
该综合会议管理平台的稳定运行已经为客户创造了良好的管理效益，让客户用得省心、舒心和放心，深受客户的赞许。
五、典型案例分享
华能
在一台PC上即可管控所有的会议室；
可以在单一管理界面上对所有会议室的中控系统进行集中的管理；三种会议预约模式可供选择；
实时显示所有会议室设备的状态信息；
在一个平台上对中控系统、视频会议、录播系统、告示系统等进行了整合管理，减轻了管理员的工作量、降低了误操作的风险；
实现了智能提醒功能，以避免由于会议过程中设备故障导致的会议事故。
交管局
开创了基于矩阵切换的点对点视频会议的创新模式；国内独家实现的五重备份功能；完善的会场设备控制功能；
全面的会议调度功能；所有会议相关设备状态的实时监测；一键式实现多种按需定制的会议模式：
主会场广播模式、分会场广播模式、讨论会议模式、分会场轮询广播模式、自动轮询模式、点名模式。
财政部
MCU双机热备的软件实现、终端双机热备的软件实现；
在指挥中心对所有远程分会场的摄像头进行统一控制；
一键式调用所有摄像头的预置位；
一键式分屏模式的快速切换；
设备掉线的自动报警。
山东建行
在单一界面上管理10多台MCU组成的级联会议、在单一界面上轻松管理分属不同MCU的100多个会场；
树状的层次化会场视图；
级联点自动跳转，快速定位某个会场；
极具人性化的一键式操作设计；
一键式启动的会场预监功能。