一. 前言
经过多年的发展苏州广电总台的资产规模已经达到了相当大的程度，这里面技术设备资产占据了很大的份额，对这些资产进行综合细致的管理显得十分必要。固定资产管理是企业管理中的一个重要的组成部分，固定资产具有价值高，使用周期长、使用地点分散和变动、管理难度大等特点。
在未引入系统前，管理，使用的时候遇到过资产中的账、卡、物不相符合；无法得知资产的所在位置；无法得知当前资产的使用状况；无法跟踪设备的维修，转移等情况；资产的变动没有相关的历史记录比如入库，位置变动，维修；折旧报废的时候无法销账；缺乏资产的统一编码；由于没有
IT系统的支撑无法进行工作流管理；而每年的资产盘点会动用大量的人力物力；同时对应于耗材等常规消耗品也无法进行跟踪和领用的管理。
苏州广电总台的良性发展，避免不了要涉及到企业资产的有效管理。对于电视台来说是拥有密集和复杂的技术装备的企业，固定资产的管理尤其重要。传统依靠人力和纸张的管理模式无论从质量或者效率上，都很难满足现今的管理和经营新形势的需要。寻找一种简便、高效的管理手段成为必然。我们在充分研究和分析苏州广电总台固定资产管理的业务需求的基础上引入了依靠工作流，依靠统一编码，依靠在线管理，加强耗材动态到资产管理中，组织自我开发了一套苏州广播电视总台固定资产管理系统。该系统涉及资产管理的各个流程包括：预算、采购、固定资产入库、耗材入库、资产变更、资产报废、耗材领用，设备维修。系统同时交付资产管理部门和财务部门进行公共管理共同管理。也为每个设备建立了统一识别的条形编码，资产管理部门根据条形码可以对设备进行动态跟踪，比如维修，位置变动等。财务部门能够通过扫描枪快速和方便的对资产进行盘点和清理；各级相关管理人员以及有关领导能快速查询、统计固定资产的情况。有效的解决了资产管理的难题，更轻松、更有效的动态管理固定资产。
二.系统结构描述
根据实际需要，总台技术设备资产管理系统主要应用模块将使用CS（client-server）结构，网络数据库为核心的并行与分布式管理相结合的计算机管理信息系统。在以数据库、网络为中心的支撑系统上建立信息共享、事务处理和决策分析三个应用层，并通过中间件和集成接口实现系统的开发和集成。使系统具有最强的灵活性，体现实用性和先进性的完美结合。
本次开发软件开发平台为Visual Sstudio 2005采用C#语言开发了基于ASP.NET 2.0，数据库采用SQL 2005的固定资产管理系统。因为系统会对每个设备产生唯一的条形编码，该系统还使用了条码打印机，针对盘点需要的条码手持扫描仪。
1.软件系统的体系结构
图1
总台技术设备资产管理系统，覆盖了设备和耗材的整个生命周期。从年度预算开始，跟踪设备的采购，使用情况，维修情况，直到其达到报废标准。对于耗材是从采购开始，跟踪领用情况，目前在库数量。每次操作都在数据库中留下详细资料，供统计分析使用。按照系统的功能划分，管理系统可分为预算管理系统、采购处理系统、资料管理系统、维修管理系统以及数据分析系统等多个部分。系统体系结构如图1所示。
(1)预算管理过程
预算管理部分主要是对各个部门年度预算进行管理。由各个中心、部门根据自己的年度预算在年前填写预计下个财年的采购预算、维修预算、耗材预算，提交领导审核。审核通过，根据审核意见，确认下个财年的年度预算。该预算将贯穿以后的采购管理。采购管理中必须要填写此次采购用到的某个预算。如果没有提交相应的预算，那么需要的采购的时候就无法输入预算编号，后续的采购无法执行。可以说从源头开始把握和规范了整个年度的采购计划。
图2为：预算管理系统流程图
(2)采购处理过程
采购管理部分主要对各类设备、维修零件、耗材的采购进行管理。由使用部门整理各自需求，调查市场情况，针对需要设备，对供货商进行询价。然后详细填写设备采购表，交由领导审批。审批通过，根据审批意见，确定具体供货商，并下订单。订单细节将由设备采购表确定。
图3为采购流程图
采购的流程描述
1.当部门有采购意图的时候，首先进行部门内部的沟通，确定以及完成先前的金额以及相关信息的确认。
2.在填写采购的时候，我们需要选择判断此次采购是否在预算计划内。
预算计划内就是，此次采购的所有的金额将关联年度的财政预算。如果属于计划外采购那么本次采购的金额将会使单独额外的金额不纳入年度财政预算的金额。
3.招标过程
在某些设备的采购中，可能会涉及招标投标的过程。
A．如果采购中确实存在招标投标的过程，那么此时就需要上传已经确认签字的投标书，招标书，中标书，以便存档以及作为招标采购的凭证。
B．如果没有招标过程那么此次步骤可以跳过。
4.固定资产同备件耗材将会有个标志位判断，以便日后作为统计的标志
5.采购的时候会采购成套的系统，那么这个时候就要先建立一个系统采购明细表，然后建立映射该系统的其他设备明细。
6.采购审核的最后审核为审核人，如果在审核之前，该采购单还可以修改。一旦通过审核，该采购单就无法进行任何的修改了。
(3)付款处理过程
图3
付款记录必须输入电脑，本系统中无付款记录财务部门不予付款。
付款明晰记录必须与采购单挂钩，即任何一笔付款记录都应有一条采购记录与之相对应，允许一个设备采购单可有多次付款记录，但累计付款金额不能超过采购单上的采购金额。
一个付款单只能有一个付款单位。
图4
实行多级审批流程，按总台规定执行。实行电脑审批与纸质审批流程并行，纸质审批单据由本系统生成后打印。台长、中心主任的电脑审批权限可以下放给指定人员代为操作。审核前可以进行修改，审核后不能再修改。
(4)入库处理过程
根据资产的采购单填写相应的入库单，在填写入库单的时候，我们需要进行判断，是否为固定资产还是耗材。
入库处理过程图如图5。
A如果是耗材，需要判断一般性耗材还是自制耗材，对于一般性耗材来说，录入耗材的相信属性和信息，比如耗材分类，型号，备注，数量，已经管理的采购单等信息录入耗材库。
B如果是固定资产的话，固定资产分为成套的系统，独立设备
a对于成套系统设备而言。 [Page]
首先填写一张系统表，记录该系统的相关信息。对于该系统而言，成套系统包括了一个或多个的独立设备。
b如果录入的设备仅仅是一个单独的设备而不是系统设备。
需要填写一张该设备的明细表,需要填写设备的基本信息,包括选择设备类型，输入型号类型、金额、折旧率、使用年限、保管人、保管地点、管理者、管理部门等。
入库管理系统输入的数据，将会进行数据完整性的校验，我们主要关注系统，设备，以及耗材的采购金额。首先，我们每张入库单会对应一张相应的采购单。采购单的采购整个金额将等于这张入库单的入库金额。如果对应是成套系统的采购，那么整套系统的入库金额也应该等于，相关入库单的入库金额。同时成套设备包含的所有设备的单个金额之和将等于整个系统的入库金额。对于系统里面的设备，或者独立设备的入库金额将会等于该设备包含的所有配置入库金额的之和。
每次入库，当录入人正确填写完入库单以及附录的相关设备和配置的信息后，进行入库提交。那么该次入库将会被提交给指定的审核人进行审核。
如果审核通过，那么该次入库完成，系统自动记录相关的日志信息。同时此次给设备分配唯一指定的条形编码以便日后来统一对设备进行管理，也作为日后设备的唯一身份识别的编码。
(5)设备的动态管理，变更和维修
从本系统来说设备的附属信息有设备的使用地点、设备的管理者、设备的保管人、设备的使用者。以及设备的备注。这些信息对于快速获悉设备目前的状况，使用报告的状况是关键的，同时对于设备盘点来说是特别相关的。但是设备因为经常会发生使用地点的变动，比如发生、演播室改造那么设备就会从仓库变动到演播室。同时因为部门人员的调换，某个以前的管理者或者保管人进行了部门的调换，那么我们需要对于设备的相应的信息进行管理。这样就需要有一个动态的变更操作，及时的记录变动的信息，快速的知道最新的状况。同时一旦变动过程中发生问题也可以快速的定位到当时变更的记录，找到出错的环节。
图5
对于变更可以分为地点的变动，和人员的变动，以及备注的修改。
地点变动仅仅的需要管理人员修改一下自己保管的设备地点，达到变动。如果发生保管人和管理者的变动。那么需要保管人或者管理者发起变更请求把设备指定为新的保管人或管理者，此次变动需要对方进行接受确认，一旦确认该变更生效。上述变动信息记录成历史数据，方便查看。同时对于备注来说，可能对于某些设备，保管人或者管理者需要特别的标注一下当前的状况，比如机位信息、参考信息，那么可以实时的进行修改备注信息以便自己更好的定位和熟知设备状况。
在设备发生故障、或者设备的使用状态、使用地点发生变化时，应该通过维修管理记录下设备的故障的原因，解决办法，经办人，以及设备状态变化的信息。
首先判断设备是否需要更换零部件，如果需要替换零部件的，填写耗材备件出库单，经过审定后，在耗材备件库中提取零部件，填写出库单，进行设备维修。替换下的完好部件需要填写入库单，作为再入库零件入库，价格为零。
设备维修结束后，填写维修记录表，如果有零部件变更，需要建立零部件变更记录。同时，重新设定固定资产库中对应设备的使用状态，零件配置情况
(6)耗材领用的处理
耗材是每个企业所必须处理的事物，而且耗材的数量非常庞大，一般的管理系统是不考虑耗材的管理。但是日常消耗耗材的数量庞大，金额也是很大，对于库存耗材一般都无法进行详尽的统计，不知道耗材库内还有多少存量，耗材的历史上都是被哪个部门使用了，哪个部门领用了。针对上述，此管理系统针对耗材专门有一个耗材的领用流程，以规范常规的耗材使用流程，做到对于耗材账目和信息的清晰明了，历史信息记录完备，甚至跟踪每个耗材的使用记录。
(7)设备报废的处理
对于已经失去使用价值或已损坏没必要修复或要调出转赠的设备，首先由管理部门负责人确定，从在用设备中调出，转到在库待报废状态，设备的操作除了“出库”需要有“回收”。可以在“回收”一项中授权部门负责人审核确定。回收后除设备自身固有的属性，其他外部属性，如存放地点，保管人等全部取消。
图6
填写固定资产报废、调出申请单（见附页），另附设备明细清单（见附页，数据继承设备领用表），由财务中心派员和管理部门资产责任人对实物和帐目进行审核。
由财务中心领导和管理部门中心领导会签，通过后送总台长审批，若有一个环节不通过，就停止报废过程，设备保持在库待报废状态。审批通过，报废过程完成。设备状态为“已报废”。
由财务中心和管理部门共同对“已报废”资产进行清理，双方授权人签字确定，资产从库中清除。设备“出库”。
2. 固定资产系统的周边设备以及硬件
服务器采用SQL SERVER 2005，WEB服务器采用Windows 2003 server，安装.NET Framework2.0，IIS6.0来解析asp.net2.0，上面架设管理系统的WEB站点。条码打印机来打印入库后生成的设备条码，打印后发放给各部门进行黏贴。手持条码扫描仪发放给盘点人员，只要手持离线扫描就可以对设备进行清点盘点，盘盈盘亏，同时还可以导出盘点结果。日常的操作管理或者查询管理，可以随意找一台接入台内局域网的电脑进行查找管理，无需安装任何软件，只要通过浏览器输入管理系统的地址就可以快速的操作。
三. 先进的条码管理方式
每一件新购入资产的相关数据输入计算机以后，都会由计算机自动地打印生成不干胶条形码。条码上的内容由系统自动生成，该条码为17位的包含数字英文字母的编码，该条码在系统中是唯一的。
这17位的编码是按照一定规则，首位字母表明该设备的大类，2-4位编码表明为大设备下面的小分类，5-13记录的是设备的型号信息，14-17表示该型号下设备的数量。
比如说有条形编码NZJ00DELL210L0041,其中N表示该设备处于计算机类设备的大类，ZJ0表示处于计算机主机的小类，0DELL210L表明型号是DELL210L,0041表示此类型的设备有很多这台是第41台。这样条码对于人的快速识别非常方便，一看条码就知道具体的型号，类别。通过同各个部门的摸底采样已经完备了目前台内使用的各个设备类别，在录入设备的时候系统自动对应该设备的分类，型号，数量进行自动编码，这样避免出现重复的条形码。因为条形编码关联到该设备的所有使用，所以条码的自动生产显得及其重要。 [Page]
将条形码贴在固定资产实物上，既明显地区分固定资产的使用部门，又给盘点带来极大的方便，盘点人员不必通过记录资产编码、核对帐本的方式进行盘点，只须通过专门的条码识别器对固定资产上的条码阅读，条码信息自动存储在条形码识别器中。条码识别器与超市中所用的相类似，但又有极大的不同，这种条形码识别器是采用电池供电，不必用电线连接，盘点人员可以方便携带到任何地方，进行相互核查，读入的信息存储于条码识别器中。条码器中可以存储近 2 万条固定资产的编码，使盘点速度提高了 90% 以上，同时还避免了重复盘点或错盘。读入条码结束后，将条码识别器与电脑通过计算机相连接，迅速地获得资产的实际情况，通过组合查询可立即发现资产短缺、溢余等变化情况。
四.良好的界面，快捷操作一目了然
图6为实际的操作界面，图为登陆后的界面。导航条是各个功能模块。左侧为涉及到的操作人的常用操作，以及自己相关的一些文档。比如自己已经填写的预算单，入库单，维修点，变更单的连接。中间放置的是最常用的耗材入库，新建变更，新建领用等操作。同时左侧还提供耗材的综合查询，按照条形码查询，耗材的综合统计的快速链接。
图7为登陆界面
图8为登录后首页
图9为耗材的入库操作
图10为维修操作的界面
五.实际运行
至今，该系统已经使用了2年多，每年年底也利用该系统进行全面盘点，完全实现了全台固定资产的统一管理，各级领导可以实时掌握全台固定资产使用情况，各中心、部门购入每一件资产以后都必须及时登记，并打印条码。这时资产的保管人、管理者可以在计算机中跟踪出资产的购入情况，通过组合查询可以了解到相关部门的资产购入。每年总台对各中心、部门盘点清查工作可以先通过查询发现可能发生的问题，并组织专门人员重点地清查，做到有很强的针对性，通过固定资产管理系统中的统计分析功能，可方便地了解到各部门固定资产的异动变化，及时调查出问题的根源。还可以细化到一类资产、一种资产的变化情况，这些工作在手工方式下进行往往要多人花费数周时间，经过繁重地计算工作才能获取所需的信。对于任何一件资产，总台可以查询出它的全部情况，包括购入时间、价值、折旧率、使用部门、保管人、资产全部变更、资产维修情况等所有相关信息，在起到加强监督、明确责任方面起到了巨大的作用。